Easydora organiza instituciones, grupos de trabajo, tareas y actas. Esta página describe el tratamiento técnico de la información en esta versión inicial.
El acceso se realiza con Google o Microsoft. Usamos tu identificador, nombre y correo verificado para identificarte, gestionar membresías e invitaciones. Entrar no concede permisos para leer Gmail, Outlook, contactos o calendarios. La verificación adicional con una app Authenticator es opcional, salvo que tu institución la exija.
Los miembros de la institución ven los nombres y roles de su equipo. Solo los colaboradores de un grupo pueden leer sus tareas, comentarios y actas. Los administradores gestionan miembros e invitaciones. Los operadores autorizados del servicio pueden acceder a datos de backend para soporte y mantenimiento; el servicio no proporciona cifrado de extremo a extremo.
Al abrir el asistente de voz y autorizar el micrófono, transmitimos audio en tiempo real a Gemini Live mediante un servidor autenticado. Se envía el contexto autorizado del grupo y, cuando pides una consulta, los resultados necesarios de tus integraciones Google o Microsoft conectadas. Al analizar un acta, enviamos sus notas a Gemini. El modelo puede equivocarse: las propuestas requieren confirmación antes de aplicarse. No incluyas información que no estés autorizado a compartir.
Firestore, el audio almacenado y las funciones interactivas están configurados en Santiago (southamerica-west1). La cola y el procesamiento en segundo plano de reuniones usan São Paulo (southamerica-east1). Firebase Authentication y Hosting son servicios globales; Gemini para actas utiliza Vertex AI global; Gemini Live utiliza us-central1 y Speech-to-Text utiliza la multirregión us. Por tanto, no se garantiza que todo el procesamiento ocurra exclusivamente en Chile.
La conversación real usa audio nativo de Gemini Live. El micrófono deja de transmitir al pausar, cerrar o abandonar la pestaña. Easydora no guarda la grabación del asistente; el historial visible permanece en la pestaña. El servidor puede conservar contexto acotado de la conversación y de las consultas a Google o Microsoft, además de las propuestas, en sesiones privadas de tu cuenta. Su validez vence a las 24 horas y la limpieza se ejecuta diariamente; no se comparte ese contexto con el grupo. Puedes grabar reuniones o subir audio tras confirmar el consentimiento de participantes. El audio guardado queda disponible para el grupo autorizado. La grabación de reuniones permanece en el navegador hasta que eliges subirla o detener y procesar. No se transmite para transcripción en vivo. Admitimos grabaciones de hasta 90 minutos y archivos de hasta 250 MB. Al subir el audio, Speech-to-Text Chirp 3 prepara la transcripción en segundo plano y Gemini propone un resumen y tareas; puedes seleccionar y editar sus responsables y fechas antes de crearlas. Las etiquetas de hablante no identifican personas. Eliges una retención de 1, 7 o 30 días; al vencer se bloquea el acceso y la limpieza se ejecuta diariamente. El acta derivada se conserva por separado. Puedes borrar el audio o el acta desde la aplicación. La sesión de Firebase se conserva en el navegador.
Cuando confirmas una invitación por enlace, compartimos el enlace de Meet, Zoom o Teams con Recall.ai en su región US West (us-west-2, Estados Unidos). El bot aparece como «Easydora · Grabando» y depende de la admisión y los permisos del anfitrión. Captura únicamente audio, durante un máximo de 90 minutos; no solicitamos video ni transcripción en vivo a Recall. Debes informar y obtener autorización de las personas participantes antes de invitarlo. Al finalizar recuperamos el audio al almacenamiento privado del grupo en Santiago y usamos el mismo procesamiento con Google Speech-to-Text y Gemini. Solicitamos borrar la copia de medios de Recall tras recuperarla y configuramos su caducidad a las 24 horas desde el fin de la grabación. Recall puede conservar registros técnicos por siete días y el enlace de reunión hasta catorce días, según sus reglas de retención. El audio en Easydora conserva el plazo de 1, 7 o 30 días que elegiste, y las actas se conservan por separado. Detener y preparar tareas conserva lo grabado; cancelar y descartar solicita retirar al bot y eliminar los medios sin crear tareas. No se invita a Easydora automáticamente desde tu calendario.
Calendar, Gmail y Contactos se conectan mediante permisos independientes y opcionales. Consultamos eventos de tu calendario principal, contactos o correos únicamente al solicitar esas funciones. Estos datos son privados de tu cuenta y no se publican al grupo. Durante una conversación, los resultados necesarios de las consultas que solicitas se envían a Gemini Live para responder y preparar acciones. Cada creación, modificación o cancelación de evento, envío o respuesta de correo y cambio de tarea exige confirmar la propuesta vigente, verbalmente o con el botón de confirmación. No se amplían permisos Google desde una instrucción del modelo. Guardamos tokens cifrados y protegidos mediante Google Secret Manager; puedes eliminarlos y revocar permisos desde «Conexiones» o desde tu cuenta de Google. Las propuestas de acciones externas quedan privadas de tu cuenta. Su contenido se elimina cuando Google confirma el éxito; las propuestas pendientes o con resultado incierto se purgan a los siete días. Conservamos temporalmente el resultado para evitar operaciones duplicadas. El personal del servicio solo accede a datos de las APIs de Google con consentimiento específico del usuario, para investigar un incidente de seguridad, cumplir una obligación legal o en los demás supuestos permitidos por la política de uso limitado de Google.
El uso de información recibida de las APIs de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. No vendemos esos datos ni los usamos para publicidad o para entrenar modelos de uso general.
Puedes conectar una cuenta Microsoft personal o de tu organización independientemente del método de acceso a Easydora. Solicitamos solo los permisos que seleccionas: Calendars.ReadWrite para consultar y gestionar eventos propios, Contacts.Read para consultar contactos, Mail.Read para buscar y leer correo y Mail.Send para enviar mensajes confirmados. User.Read identifica la cuenta conectada; offline_access permite renovar su conexión. Usamos Microsoft Graph directamente, sin sincronizar el contenido con la agenda o los contactos del teléfono. Si una persona no aparece en tus contactos, podemos buscar nombres en remitentes y destinatarios de correos cuando concediste lectura. Cada resultado conserva su proveedor y las acciones requieren confirmar la cuenta y la propuesta. Los tokens se guardan cifrados en el servidor, fuera del acceso de clientes y equipos. Al desconectar se eliminan de Easydora; puedes retirar también el consentimiento desde tu cuenta Microsoft. El contenido de propuestas exitosas se elimina y las propuestas pendientes se purgan a los siete días. Tu organización puede exigir autorización de su administrador. Los datos consultados que sean necesarios para responder se procesan con Gemini según la sección de inteligencia artificial.
Cuando un administrador confirma el envío de una invitación, usamos SendGrid como proveedor de correo transaccional. Compartimos con él el correo destinatario, el nombre de la institución y el enlace dirigido a esa cuenta. No se envía correo automáticamente al crear el enlace. También puedes optar por compartirlo por tu cuenta o enviarlo desde tu Gmail conectado. La invitación en preparación se conserva solo en esta pestaña del navegador y se elimina al cerrar sesión.
Las tareas archivadas se conservan en la base de datos. Mantenemos copias diarias de Firestore durante siete días para recuperación; una eliminación puede permanecer en esas copias hasta su vencimiento. Los archivos de audio no se incluyen en esas copias. Las invitaciones vencen a los siete días. Las propuestas de IA dejan de poder aplicarse después de una hora, pero su registro se conserva para trazabilidad. No hay una política de borrado automático del contenido colaborativo en este MVP. Puedes exportar los datos del grupo desde «Actividad y datos». Para solicitar retiro de acceso o eliminación de datos personales, escribe a chelop.duh@gmail.com; verificaremos tu identidad y los permisos de la institución antes de actuar. Los registros operativos se conservan para trazabilidad y no se incluyen secretos en las exportaciones.
Easydora se encuentra en etapa piloto. Cada institución es responsable de informar y autorizar la incorporación de su contenido y de las personas participantes.